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MODELO DE GESTIÓN

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Es el modelo básico de referencia desarrollado por la Universidad Nacional de Colombia para el diagnóstico, aplicación. seguimiento, evaluación y análisis de la transformación necesaria o pertinente en el ámbito de gestión institucional, visualizada desde la identificación de aspectos comunes en materia Académica, Administrativa y Ambiental.

 

Aspectos relevantes del modelo de gestión

     
  • OBJETIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIGA

    Identificar elementos transversales entre los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Laboratorios, Gestión Documental y todos aquellos que comprenden el quehacer institucional, a efectos de fortalecer estrategias de gestión que faciliten su implementación en todos los niveles de la Universidad, optimizando recursos, reduciendo la dispersión de los documentos asociados, aprovechando sinergias y evitando el desgaste de los procesos.

     Contexto

    • SISTEMAS DE GESTIÓN EN EL SIGA

      Dado que el SIGA se compone de los elementos identificados como comunes o convergentes de los sistemas de gestión para el cumplimiento misional y operativo de la Universidad Nacional de Colombia, es necesario hacer referencia a cada uno de ellos, así:

       

      Sistema de Gestión de Calidad

      Es el modelo básico de referencia desarrollado por la Universidad Nacional de Colombia para el diagnóstico, aplicación. seguimiento, evaluación y análisis de la transformación necesaria o pertinente en el ámbito de gestión institucional.

       

      Como herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades, se enmarca en los planes estratégicos y de desarrollo de la Universidad, en la Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015, en el cumplimiento de los componentes aplicables a la Universidad del Modelo Integrado de Planeación Gestión (Decreto 1499 de 2017), Ley Anti trámites (Ley 962 de 2005) Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014), Gobierno en Línea (Decreto 2693 de 2012) y otras normas de carácter administrativo pertinentes a los procesos.

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión Ambiental

      Sistema basado en la Norma ISO 14000:2015, se encarga de desarrollar e implementar la política ambiental y manejar los aspectos ambientales de la Universidad, incluyendo la estructura de la organización, actividades de planeación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos.

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

      Orienta, articula y realiza seguimiento a programas, mecanismos y estrategias tendientes a preservar y fomentar la seguridad y salud en el trabajo del personal docente, administrativo, contratistas, estudiantes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales, y trabajadores en misión, de la Universidad Nacional de Colombia. Así mismo promueve acciones de prevención y control de accidentes de trabajo, y enfermedades laborales del personal adscrito a dependencias del Nivel Nacional.

       

      El referente normativo para el Sistema se fundamenta en el Decreto 1072 de 2015 de Ministerio de Trabajo.

       Política y Objetivos

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      Sistema de Gestión en Seguridad de la Información

      Es el conjunto de políticas, normas y lineamientos que apoyan el proceso de creación, recepción, administración y disposición de los documentos generados en la Universidad. Este Sistema se encuentra apalancado por las normativas nacionales y por las normas internacionales de buenas prácticas que permiten la correcta administración del Sistema y sus documentos.  La Universidad posee un Cuerpo Colegiado, con el cual se evalúan; el proceso, los procedimientos y documentos generados para el Sistema de Calidad, también evalúa las herramientas documentales para ser usadas por la institución de manera transversal, y este hace parte del Sistema de Gestión Documental, que se engrana a través de los lineamientos creados y en la aplicación de las políticas existentes.

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión y Patrimonio Documental

      A partir de la Norma ISO 27001 de 2015, establece las directrices para la correcta valoración, análisis y evaluación de los riesgos de seguridad asociados a la información y su impacto, identificando y evaluando diferentes opciones para su tratamiento, con el fin de garantizar la continuidad e integridad de los sistemas de información misionales de la Universidad.

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión de Laboratorios

      Al ser el soporte de la actividad académica, a través de la asistencia en el manejo integral de los laboratorios de la Universidad para alcanzar sus fines de docencia, investigación y extensión, busca optimizar el aprovechamiento del recurso tecnológico existente, la modernización tecnológica paulatina y el cumplimiento de las normatividades de orden nacional e internacional en sus instalaciones y procedimientos.

       

       Política y Objetivos

      • MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN UN

        El objetivo de este documento es establecer las condiciones generales en las cuales  se enmarca el  Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, con el propósito de garantizar adecuados niveles de calidad y control en la prestación de sus servicios, para lograr la satisfacción de las necesidades  de la comunidad universitaria, sus usuarios  y la sociedad.

        Manual del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental-SIGA - 2017 En Revisión

        • MODELO DE ARMONIZACIÓN ACADÉMICA

          La propuesta del modelo de armonización de la autoevaluación institucional y de programas curriculares de pregrado y posgrado con el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, surge con la revisión de los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación – CNA, para la autoevaluación institucional y las guías de autoevaluación de programas curriculares, en relación a la estructura y requisitos que establecen las normas técnicas de calidad, a partir de lo cual se identificaron cuatro elementos claves para la armonización entre ambos referentes, así:  

          • Factores e indicadores.
          • Planes de mejoramiento.
          • Auditoría interna.
          • Enfoque de procesos.
           

          En este sentido, la Formación se considera el núcleo de la armonización, teniendo en cuenta que es una labor sustantiva de la Universidad, con fundamento en el principio de flexibilización de la Universidad Nacional de Colombia que reza “La Universidad adopta el principio de flexibilidad para responder a la permanente condición de transformación académica según las necesidades, condiciones, dinámicas y exigencias del entorno y los valores que se cultivan en su interior. La flexibilidad, que abarca los aspectos académicos, pedagógicos y administrativos debe ser una condición de los procesos universitarios. Gracias a ella, la Universidad tiene la capacidad de acoger la diversidad cultural, social, étnica, económica, de creencias e intereses intelectuales de los miembros que integran la comunidad universitaria para satisfacer un principio de equidad” (Universidad Nacional de Colombia, Consejo Superior Universitario, Acuerdo 033, 2007).    

          La flexibilidad se entiende en este caso, como un principio válido para que los estamentos académicos y administrativos de la Universidad definan un modelo de armonización donde se articulan conceptos, principios, herramientas y metodologías de trabajo para consolidar la excelencia académica. 

          Actualmente, con el liderazgo de la Vicerrectoría Académica, se adelantan actividades para establecer las condiciones de armonización desde la perspectiva de Factores e Indicadores.

           Armonización  

          • ELEMENTOS CONVERGENTES

            Para la determinación de los Elementos Convergentes que componen el SIGA, se estructuró un Plan de Trabajo dividido en dos fases:

             

            • Fase I, busca la participación de las todas las sedes, con el acompañamiento de asesores del Nivel Nacional, para la construcción colectiva de las metodologías de los diferentes componentes transversales de los sistemas de gestión.

             

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            • Fase II, consolidación de los resultados del trabajo de las sedes y generación de las metodologías finales.
                 

            FASE II. Metodología Consolidación de los Productos Entregados por Mesas de Trabajo

               

            Objetivo: 

            Realizar una retroalimentación de las propuestas enviadas por las Sedes en cada uno de los temas para su posterior consolidación y generación de las metodologías finales.  

            Proceso: 

            1. Retroalimentación y consolidación de los resultados del trabajo de las sedes y generación de las metodologías finales.
            2. Presentación de las metodologías finales ante el Comité SIGA, por los líderes de la mesa de trabajo de cada sede.
            3. Aprobación de las metodologías por parte del Comité SIGA.
            4. Socialización de las metodologías aprobadas.

            • GESTIÓN POR PROCESOS

              Mapa de procesos

              • INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN, COMPETENCIAS Y ESQUEMA DE COMUNICACIÓN

                Acuerdo 113 de CSU de 2013: Atribuye funciones a la Vicerrectoría en el Articulo 4 “Vicerrectoría general”, literal
                •  Formular políticas en materia de desarrollo organizacional, personal académico y administrativo, bienestar, gestión de calidad, e informática y comunicaciones, para consideración del cuerpo colegiado correspondiente. 
                •  Literal 2. Orientar y coordinar la ejecución de las políticas de su competencia en los diferentes niveles de la Universidad. 
                Resolución de Rectoría 464 de 2014: Por la cual se establece la estructura interna de la Vicerrectoría General y se determinan sus funciones;
                • ARTÍCULO 8. Las actividades correspondientes a gestión de calidad, incluyendo las relacionadas con gestión ambiental y el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias, serán responsabilidad de la Vicerrectoría General, quien dispondrá de lo necesario para el cumplimiento de los objetivos trazados sobre la materia. 

                Resolución de Rectoría 1602 de 2014 y su Modificatoria Resolución de Rectoría 327 de 2017: Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones;  

                •  ARTÍCULO 2. Crear el Comité para el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia- SIGA, el cual quedará integrado de la siguiente manera:
                •  El Vicerrector General, quien lo presidirá. 
                •  El Vicerrector Académico, quien presidirá en ausencia del Vicerrector General. 
                •  El Vicerrector de Investigación. 
                •  El Gerente Nacional Financiero y Administrativo. 
                •  El Director Nacional de Planeación y Estadística, quien ejercerá la Secretaría Técnica. 
                •  Participarán como invitados permanentes con voz pero sin voto:
                • El Director Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 
                •  El Director Nacional de Bienestar. 
                •  El Director Nacional de la Unidad de Medios de Comunicación. 
                •  El Director Nacional de Personal Académico y Administrativo. 
                •  El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. 
                • El Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno. 
                •  El Coordinador del Comité Nacional de Gestión Ambiental. 
                •   PARÁGRAFO: El Comité queda facultado para invitar a sus sesiones a todo actor que, por su idoneidad, pueda contribuir con sus aportes, en el  abordaje de temas espécificos que se requieran en materia de gestión académica, administrativa y ambiental de la institución. La intervención de todos los invitados tendrá un carácter meramente orientador y no genera fuerza vinculante para las deliberaciones, propuestas, lineamientos y directrices que se susciten en el seno del cuerpo colegiado.
                 Comunicación Interna
                La Universidad Nacional de Colombia ha definido la comunicación como un elemento estratégico en su desarrollo y consolidación institucional, lo que implica información permanente sobre todas las acciones, estudios, investigaciones, avances y demás hechos que se generan institucionalmente. En desarrollo de lo anterior se realiza: Comunicación de la Información y Comunicación Organizacional.
                • REGLAMENTACIÓN

                  •  Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y los Decretos que la reglamenten. 
                  •  Decreto 943 de 2014. “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI”. 
                  •  Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)” 
                  •  Decreto 2573 de 2014. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones”. 
                  •  Decreto 1377 de 2013. “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”. 
                  •  Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. 
                  •  Ley 19 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. 
                  •  Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública - Plan anticorrupción y atención al ciudadano”. 
                  •  Decreto 2482 de 2012. "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión" (por la cual se adopta el Modelo Integrado de planeación y Gestión) 
                  •  Directiva presidencial 4 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. 
                  •  Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. 
                  •  Decreto 4485 de 2009.” Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. 
                  • DEFINICIONES

                    Términos y definiciones más utilizados en el Sistema Integrado de Gestión – SIGA con base en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. 
                    Calidad: “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”
                    Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
                    Gestión: “Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad”.
                    Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe y especifica el Sistema integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.
                    Parte interesada: “Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad.”
                    Política de la calidad de una entidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.
                    Sistema Integrado de Gestión (SIG): “Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros).”
                    Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional - “SIGA”: Sistema de Gestión de la Universidad Nacional. 
                    Normograma: “Es un instrumento  que le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia  de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las actuaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios.” 
                    Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.
                    Procedimiento: Documento que describe la forma específica de llevar a cabo un proceso y las características de la misma, definen él quien hace que, como, porque, cuando y donde.