Escudo de la República de Colombia

MODELO DE GESTIÓN

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Es el modelo básico de referencia desarrollado por la Universidad Nacional de Colombia para el diagnóstico, aplicación. seguimiento, evaluación y análisis de la transformación necesaria o pertinente en el ámbito de gestión institucional, visualizada desde la identificación de aspectos comunes en materia Académica, Administrativa y Ambiental.

 

Aspectos relevantes del modelo de gestión

     
  • OBJETIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIGA

    Identificar elementos transversales entre los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Laboratorios, Gestión Documental y todos aquellos que comprenden el quehacer institucional, a efectos de fortalecer estrategias de gestión que faciliten su implementación en todos los niveles de la Universidad, optimizando recursos, reduciendo la dispersión de los documentos asociados, aprovechando sinergias y evitando el desgaste de los procesos.

     Presentación

    • SISTEMAS DE GESTIÓN EN EL SIGA

      Las normas o sistemas que integran el modelo SIGA vigentes, son: el Sistema de Autoevaluación de los programas curriculares de pregrado y posgrado, el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, el Sistema de Gestión documental, el Sistema de Gestión Ambiental, y la gestión para la competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración y las demás normas que correspondan a los sistemas que se incluyan en el modelo SIGA.

       

      Sistema de Gestión de Calidad

      Es el modelo básico de referencia desarrollado por la Universidad Nacional de Colombia para el diagnóstico, aplicación. seguimiento, evaluación y análisis de la transformación necesaria o pertinente en el ámbito de gestión institucional.

       

      Como herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades, se enmarca en los planes estratégicos y de desarrollo de la Universidad, en la Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015, en el cumplimiento de los componentes aplicables a la Universidad del Modelo Integrado de Planeación Gestión (Decreto 1499 de 2017), Ley Anti trámites (Ley 962 de 2005) Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014), Gobierno en Línea (Decreto 2693 de 2012) y otras normas de carácter administrativo pertinentes a los procesos.

       

      Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

      El alcance del Sistema de Gestión de Calidad, está determinado fundamentalmente por las necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas para los trámites y servicios de la Universidad Nacional de Colombia, para las cuales se realizan todos los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación de la entidad y en cada una de sus sedes, así:

       

      “DISEÑO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR: FORMACIÓN, EXTENSIÓN E INVESTIGACIÓN EN CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES, CIENCIAS AGROPECUARIAS, INGENIERÍA, ARTES Y ARQUITECTURA, CIENCIAS DE LA SALUD Y CIENCIAS PURAS”

       

      El Sistema de Gestión de Calidad aplica en el Nivel Nacional y las sedes andinas: Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira y las sedes de Presencia Nacional: Amazonia, Caribe, Orinoquía y Tumaco. No se tendrá en cuenta en el alcance de la auditoría del SGC la Sede La Paz, ya que apenas inició la operación en el segundo semestre del año 2019 y debe implementarse el Sistema.

      El requisito 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones no es aplicable en los laboratorios de docencia ya que el servicio que presta este tipo de laboratorios no es una prueba o ensayo, sino la realización de una práctica académica con fines docentes. Por lo tanto, la salida de un laboratorio de docencia es la de un servicio de prácticas y no la de pruebas. La medición de la práctica corresponde a una labor de evaluación académica por parte del docente y no a la medición a través de un instrumento de medición. Es posible que en muchos casos la práctica académica corresponda a aprender a manejar los equipos de medición del laboratorio por parte de los estudiantes.

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión Ambiental

      Sistema basado en la Norma ISO 14000:2015, se encarga de desarrollar e implementar la política ambiental y manejar los aspectos ambientales de la Universidad, incluyendo la estructura de la organización, actividades de planeación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos.

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

      Orienta, articula y realiza seguimiento a programas, mecanismos y estrategias tendientes a preservar y fomentar la seguridad y salud en el trabajo del personal docente, administrativo, contratistas, estudiantes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales, y trabajadores en misión, de la Universidad Nacional de Colombia. Así mismo promueve acciones de prevención y control de accidentes de trabajo, y enfermedades laborales del personal adscrito a dependencias del Nivel Nacional.

       

      El referente normativo para el Sistema se fundamenta en el Decreto 1072 de 2015 de Ministerio de Trabajo.

       Política y Objetivos

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      Sistema de Gestión en Seguridad de la Información

      A partir de la Norma ISO 27001 de 2015, establece las directrices para la correcta valoración, análisis y evaluación de los riesgos de seguridad asociados a la información y su impacto, identificando y evaluando diferentes opciones para su tratamiento, con el fin de garantizar la continuidad e integridad de los sistemas de información misionales de la Universidad.

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión y Patrimonio Documental

      Es el conjunto de políticas, normas y lineamientos que apoyan el proceso de creación, recepción, administración y disposición de los documentos generados en la Universidad. Este Sistema se encuentra apalancado por las normativas nacionales y por las normas internacionales de buenas prácticas que permiten la correcta administración del Sistema y sus documentos. 

      La Universidad posee un Cuerpo Colegiado, con el cual se evalúan; el proceso, los procedimientos y documentos generados para el Sistema de Calidad, también evalúa las herramientas documentales para ser usadas por la institución de manera transversal, y este hace parte del Sistema de Gestión Documental, que se engrana a través de los lineamientos creados y en la aplicación de las políticas existentes. 

       

       Política y Objetivos

       

      Sistema de Gestión de Laboratorios

      Al ser el soporte de la actividad académica, a través de la asistencia en el manejo integral de los laboratorios de la Universidad para alcanzar sus fines de docencia, investigación y extensión, busca optimizar el aprovechamiento del recurso tecnológico existente, la modernización tecnológica paulatina y el cumplimiento de las normatividades de orden nacional e internacional en sus instalaciones y procedimientos.

       

       Política y Objetivos

      • MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN UN

        El objetivo de este documento es establecer las condiciones generales en las cuales  se enmarca el  Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, con el propósito de garantizar adecuados niveles de calidad y control en la prestación de sus servicios, para lograr la satisfacción de las necesidades  de la comunidad universitaria, sus usuarios  y la sociedad.

        Manual del Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental-SIGA - 2017 En Revisión

        • MODELO DE ARMONIZACIÓN ACADÉMICA

          La propuesta del modelo de armonización de la autoevaluación institucional y de programas curriculares de pregrado y posgrado con el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, surge con la revisión de los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación – CNA, para la autoevaluación institucional y las guías de autoevaluación de programas curriculares, en relación a la estructura y requisitos que establecen las normas técnicas de calidad, a partir de lo cual se identificaron cuatro elementos claves para la armonización entre ambos referentes, así:  

          • Factores e indicadores.
          • Planes de mejoramiento.
          • Auditoría interna.
          • Enfoque de procesos.
           

          En este sentido, la Formación se considera el núcleo de la armonización, teniendo en cuenta que es una labor sustantiva de la Universidad, con fundamento en el principio de flexibilización de la Universidad Nacional de Colombia que reza “La Universidad adopta el principio de flexibilidad para responder a la permanente condición de transformación académica según las necesidades, condiciones, dinámicas y exigencias del entorno y los valores que se cultivan en su interior. La flexibilidad, que abarca los aspectos académicos, pedagógicos y administrativos debe ser una condición de los procesos universitarios. Gracias a ella, la Universidad tiene la capacidad de acoger la diversidad cultural, social, étnica, económica, de creencias e intereses intelectuales de los miembros que integran la comunidad universitaria para satisfacer un principio de equidad” (Universidad Nacional de Colombia, Consejo Superior Universitario, Acuerdo 033, 2007).    

          La flexibilidad se entiende en este caso, como un principio válido para que los estamentos académicos y administrativos de la Universidad definan un modelo de armonización donde se articulan conceptos, principios, herramientas y metodologías de trabajo para consolidar la excelencia académica. 

          Actualmente, con el liderazgo de la Vicerrectoría Académica, se adelantan actividades para establecer las condiciones de armonización desde la perspectiva de Factores e Indicadores.

           Armonización  

          • ELEMENTOS CONVERGENTES

            Para la determinación de los Elementos Convergentes que componen el SIGA, se estructuró un Plan de Trabajo dividido en dos fases:

             

            • Fase I, busca la participación de las todas las sedes, con el acompañamiento de asesores del Nivel Nacional, para la construcción colectiva de las metodologías de los diferentes componentes transversales de los sistemas de gestión.

             

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            • Fase II, consolidación de los resultados del trabajo de las sedes y generación de las metodologías finales.
                 

            FASE III, Metodología Consolidación de los Productos Entregados por Mesas de Trabajo

               

            Objetivo: 

            Realizar una retroalimentación de las propuestas enviadas por las Sedes en cada uno de los temas para su posterior consolidación y generación de las metodologías finales.  

            Proceso: 

            1. Retroalimentación y consolidación de los resultados del trabajo de las sedes y generación de las metodologías finales.
            2. Presentación de las metodologías finales ante el Comité SIGA, por los líderes de la mesa de trabajo de cada sede.
            3. Aprobación de las metodologías por parte del Comité SIGA.
            4. Socialización de las metodologías aprobadas.                                                                                                                                                                                                    
               Análisis de Contexto                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Matriz Pestal DOFA

             

            • GESTIÓN POR PROCESOS

              Mapa de procesos

              • INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN, COMPETENCIAS Y ESQUEMA DE COMUNICACIÓN

                Acuerdo 113 de CSU de 2013: Atribuye funciones a la Vicerrectoría en el Articulo 4 “Vicerrectoría general”, literal
                •  Formular políticas en materia de desarrollo organizacional, personal académico y administrativo, bienestar, gestión de calidad, e informática y comunicaciones, para consideración del cuerpo colegiado correspondiente. 
                •  Literal 2. Orientar y coordinar la ejecución de las políticas de su competencia en los diferentes niveles de la Universidad. 
                Resolución de Rectoría 464 de 2014: Por la cual se establece la estructura interna de la Vicerrectoría General y se determinan sus funciones;
                • ARTÍCULO 8. Las actividades correspondientes a gestión de calidad, incluyendo las relacionadas con gestión ambiental y el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias, serán responsabilidad de la Vicerrectoría General, quien dispondrá de lo necesario para el cumplimiento de los objetivos trazados sobre la materia. 

                   Comunicación Interna

                La Universidad Nacional de Colombia ha definido la comunicación como un elemento estratégico en su desarrollo y consolidación institucional, lo que implica información permanente sobre todas las acciones, estudios, investigaciones, avances y demás hechos que se generan institucionalmente. En desarrollo de lo anterior se realiza: Comunicación de la Información y Comunicación Organizacional.
                • REGLAMENTACIÓN

                   Resolución 1528 de 2018
                  •  Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y los Decretos que la reglamenten. 
                  •  Decreto 943 de 2014. “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI”. 
                  •  Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)” 
                  •  Decreto 2573 de 2014. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones”. 
                  •  Decreto 1377 de 2013. “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”. 
                  •  Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. 
                  •  Ley 19 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. 
                  •  Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública - Plan anticorrupción y atención al ciudadano”. 
                  •  Decreto 1499 de 2017. "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015" 
                  •  Directiva presidencial 4 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. 
                  •  Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. 
                  •  Decreto 4485 de 2009.” Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. 

                   

                  • DEFINICIONES

                    Términos y definiciones más utilizados en el Sistema Integrado de Gestión – SIGA con base en la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 
                    Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada - u otra situación no deseable - con el propósito de impedir que se reproduzca.
                    Acción Preventiva: acción que se toma para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial o de otra situación potencialmente no deseable.  
                    Ambiente de trabajo: todas las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
                    Análisis: examen profundo de los hechos o de los datos. Sin importar su grado de importancia, los hechos o datos aislados no constituyen en sí una base completa para pasar a la acción o definir prioridades. Para lograr el efecto deseado, una acción exige una comprensión completa de las interrelaciones entre múltiples hechos y datos.
                    Anomalía: desviación de lo que se espera. Incluye los conceptos de no conformidad y de defecto.
                    Auditado: organización o persona que es auditada.
                    Auditor: persona teniendo la competencia para llevar a cabo una auditoría.
                    Auditoría: proceso sistemático independiente y documentado que permite obtener evidencia de auditoría y evaluar de manera objetiva para determinar en qué medida son alcanzados los criterios de auditoría.
                    Auditoría interna o auditoría de primera parte: auditorías realizaron por o en nombre de la organización auditada para necesidades internas.
                    Auditoría de segunda parte: auditoría llevada a cabo por un cliente de la organización.
                    Auditoría de tercera parte: auditoría llevada a cabo por un organismo externo e independiente, como los entes de certificación.
                    Calidad: grado en el que un conjunto de características cumple con los requisitos.
                    Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
                    Certificación: actividad mediante la cual un organismo reconocido, independiente de las partes interesadas, proporciona una garantía escrita de que un producto, un proceso o un servicio es conforme a las exigencias especificadas.
                    Cliente: organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o externo. Ejemplos: consumidor, cliente, usuario final, beneficiario, miembro, comprador, etc.
                    Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que el auditor obtiene después de haber tomado en cuenta los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de auditoría.
                    Conformidad: satisfacción del cumplimiento de un requisito que puede ser reglamentaria, profesional, interna o del cliente.
                    Control: evaluación de la conformidad mediante observación y juicio acompañados si necesario de medidas, pruebas o calibración.
                    Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Pueden tomar varios tipos de acciones: reproceso o reclasificación.
                    Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
                    Desecho: Acción sobre un producto no conforme para impedir su utilización prevista originalmente (reciclaje, destrucción o interrupción del servicio).
                    Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
                    Efectividad: Relación entre el resultado y el objetivo.
                    Evaluación por la dirección: evaluación regular, metódica y formalizada por la alta dirección del estado y de la adecuación del sistema de calidad en comparación con la política de calidad y los objetivos.
                    Evidencia de auditoría: registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente para verificar que se respeten los criterios de auditoría.
                    Excepción: autorización de uso o de liberar un producto no conforme con los requisitos especificados.
                    Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
                    Gestión de la calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con el objetivo de satisfacer sus propias necesidades y las del cliente.
                    Habilidades: capacidad demostrada para poner en práctica conocimientos y know-how.
                    Hallazgo de auditoria: resultados de la evaluación de las evidencias de auditoría contra los criterios de auditoría.
                    Infraestructura: sistema de las instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización.
                    Manual de Calidad: documento que especifica la política y el sistema de calidad de una organización.
                    Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe y especifica el Sistema integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.
                    Mejora continua: actividad cuyo objetivo es aumentar la probabilidad de satisfacer a sus clientes y sus propios requisitos.
                    No conformidad: incumplimiento o no satisfacción de un requisito.
                    Normograma: “Es un instrumento  que le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia  de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las actuaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios.” 
                    Objetivo de calidad: resultado deseado de la organización en términos de calidad.
                    Organismo: término utilizado dentro de ISO 9001 con el fin de cubrir cualquier tipo de organización que puede poner en su lugar un sistema de gestión de calidad. Ejemplo: compañía, corporación, firma, empresa, institución, asociación, etc.
                    Parte interesada: individuo o grupo de personas con un interés en la operación o el éxito de una organización. Ejemplos: clientes, personal y representantes, accionistas y propietarios, socios y proveedores, bancos, sindicatos, empresa, etc.
                    Plan de calidad: documento que describe la manera en que el sistema de calidad se aplica a un producto, proyecto o contrato específico. Este documento es el resultado de la convergencia entre el sistema de gestión de la calidad de la organización y los requisitos específicos del cliente para un producto/misión/proyecto específico. A menudo se utiliza en la construcción, industria, organismos públicos o por ejemplo la computación.
                    Planificación de la calidad: parte de la gestión de la calidad centrado en la definición de objetivos de calidad, operación y los medios necesarios para alcanzarlos.
                    Política de calidad: directivas e intenciones generales de una organización relacionadas con la calidad tal cual son oficialmente formuladas por la dirección.
                    Procedimiento: Documento que explica cómo realizar una o varias actividades. Cuando el procedimiento es un documento, se denomina "procedimiento escrito" o "procedimiento documentado".
                    Proceso: conjunto de trabajos, tareas, operaciones correlacionadas o interactivas que transforma elementos de entrada en elementos de salida utilizando recursos.
                    Producto: resultado esperado de un proceso, ya sea material o inmaterial como el servicio. El producto puede ser interno o externo al cliente de la organización.
                    Proveedor: organismo o persona que proporciona un producto. Ejemplo: productor, distribuidor, minorista, distribuidor, proveedor de servicios. Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.
                    Reclasificación: variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales.
                    Registro: Documento que da fé de resultados obtenidos o proporciona evidencia de la realización de una actividad (sea cual sea el medio, computadora, papel, cinta magnética, etc...).
                    Reparación: acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.
                    Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.
                    Requisito: necesidad o expectativa que pueden ser expresadas, normalmente implícitas o impuestas. Puede haber requisitos del cliente, requerimientos de la norma, requisitos internos de la organización, requisitos reglamentarios y legales, entre otros. Se habla de requisito especificado cuando está establecido, por ejemplo en un documento como en el caso de requisitos reglamentarios y legales.
                    Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el nivel de satisfacción de sus exigencias. La falta de reclamos no significa necesariamente un nivel elevado de satisfacción.
                    SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
                    Sistema de Gestión de la Calidad: tal como lo definen las distintas bibliografías, un Sistema de Gestión de la Calidad, es un conjunto de normas, interrelacionadas de una empresa u organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes. Según la ISO (Organización Internacional de Normalización): "Se entiende por gestión de la calidad el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Generalmente incluye el establecimiento de la política de la calidad y los objetivos de la calidad, así como la planificación, el control, el aseguramiento y la mejora de la calidad".
                    Sistema Integrado de Gestión (SIG): “Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros).”
                    Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional - “SIGA”: Sistema de Gestión de la Universidad Nacional.